Джин Желязны о презентациях

Искусство визуальных коммуникаций заключается в четком формулировании сути вопроса и передаче информации через графики и диаграммы. Заслуженным мастером визуализации по праву считается Джин Желязны, являющийся директором по визуальным коммуникациям компании McKinsey & Companyc. Джин Желязны создал книгу «Бизнес-презентация», ставшую настольной для сотрудников большинства западных консалтинговых агентств.

Зачем нужна презентация?

Все крупнейшие консалтинговые компании при разработке проектов используют презентации, состоящие из слайдов с диаграммами и короткими выводами к ним. Такая работа оценивается в миллионы долларов и должна оправдывать затраты.

Цель работы консультанта состоит в анализе всех имеющихся фактов и подведении итогов. Многолетний опыт показывает, что лучше всего подобная информация воспринимается в виде графиков и диаграмм. Графическая форма передачи информации идеально подходит для руководителей, не имеющих времени и желания читать отчеты о работе компании на ста листах.

Джин Желязны разработал методику, суть которой заключается в том, что информация должна передаваться короткими эффектными слоганами и иллюстрироваться с помощью ярких слайдов, которые надолго откладываются в памяти. Подобные презентации не занимают много времени, отлично запоминаются и не утомляют слушателей.

Идея и суть презентации

Главная идея Джина состоит в том, что перед тем, как создавать слайд надо выделить основную мысль, после чего уже решать какую диаграмму выбрать, и как ее нарисовать. Формула очень простая и эффективная, но используется далеко не всеми специалистами.

Любой слайд начинается с заголовка, чем эффектнее заголовок и точнее иллюстрация, тем больше вероятности, что презентация будет пользоваться успехом. Джин Желязны считает, что, не сформулировав основную мысль и не написав заголовок, не стоит приступать к созданию слайда.

Принцип презентации в том, что слайды должны быть понятны даже сотрудникам, которые не принимали участие в мероприятии и не слышали комментариев консультанта. Открыв такую презентацию через некоторое время, руководитель сразу вспомнит, о чем шла речь, а все основные моменты отчета будут видны при беглом изучении материала.

По мнению Джина Желязны, презентация должна следовать строгому плану, в котором реализуется основная идея и цель мероприятия. Чтобы облегчить проведение презентации Джин рекомендует писать сценарий и много раз репетировать выступление. В своей книге он рассматривает все этапы подготовки и проведения презентации: от выделения главной идеи до окончания выступления.

Как правильно отвечать на вопросы слушателей?

Также Джин много говорит о том, что докладчик должен уметь отвечать на вопросы слушателей. Большинство докладчиков испытывают страх перед аудиторией, они отворачиваются от зала и смотрят только на экран – это большая ошибка, которую допускают даже опытные сотрудники.

На самом деле необходимо понять, что слушатели не являются врагами, а просто стараются получить информацию, необходимую, чтобы понять презентацию. Джин советует внимательно выслушать вопрос, ведь часто ответ уже заложен в формулировке вопроса, но в любом случае позвольте оппоненту высказаться: он нуждается в том, чтобы его выслушали.

При ответе на вопрос обращайтесь ко всей аудитории и старайтесь слишком не углубляться в тему, а четко отвечать на поставленный вопрос, без излишних подробностей. Если у вас нет ответа, не стесняйтесь обратиться к своей команде за помощью или пообещайте найти ответ и сообщить об этом человеку.

Однако идеальная презентация предполагает, что докладчик изначально отрабатывает все возможные вопросы и отвечает на них в ходе своего выступления, предвосхищая реакцию слушателей.